b) asigura realizarea programelor de dezvoltare regionala si a planurilor de gestionare a fondurilor, in conformitate cu hotararile adoptate de consiliul pentru dezvoltare regionala, cu respectarea legislatiei in vigoare, si raspunde fata de acesta pentru realizarea lor;
c) solicita institutiei nationale cu atributii in domeniul dezvoltarii regionale sume din Fondul national pentru dezvoltare regionala, pentru finantarea proiectelor de dezvoltare aprobate;
d) actioneaza, impreuna cu consiliul pentru dezvoltare regionala, pentru atragerea de resurse, in scopul indeplinirii atributiilor sale;
e) asigura managementul tehnic si financiar al Fondului pentru dezvoltare regionala, in scopul realizarii obiectivelor prevazute in programele de dezvoltare regionala;
f) raspunde fata de consiliul pentru dezvoltare regionala, fata de institutia/ institutiile nationale cu care are incheiate contracte, precum si fata de organele abilitate prin lege pentru corecta gestionare a fondurilor incredintate;
g) transmite, spre aprobare, consiliului pentru dezvoltare regionala proiectele selectate in cadrul programelor de dezvoltare regionala in baza prioritatilor, criteriilor si a metodologiei elaborate de institutia nationala responsabila pentru dezvoltarea regionala, impreuna cu organismele regionale specializate; in cazul licitatiilor organizate la nivelul fiecarei regiuni de dezvoltare, proiectele aprobate de consiliul pentru dezvoltare regionala vor fi trimise spre avizare Consiliului national pentru dezvoltare regionala; in cazul licitatiilor de proiecte organizate la nivel national, proiectele selectate vor fi avizate de consiliul pentru dezvoltare regionala si aprobate de Consiliul national pentru dezvoltare regionala;
h) asigura si raspunde, pe baza contractelor incheiate cu institutiile nationale, de implementarea, monitorizarea tehnica si financiara si controlul executiei proiectelor finantate de Uniunea Europeana in cadrul programelor de dezvoltare regionala si/sau, dupa caz, a proiectelor din cadrul programelor nationale, care se implementeaza la nivel regional prin agentia pentru dezvoltare regionala; pentru atributiile delegate agentiilor pentru dezvoltare regionala de catre institutiile apartinand administratiei publice centrale sau locale, monitorizarea si controlul unor astfel de activitati se fac de catre institutia care a delegat aceste atributii;
i) intocmeste rapoarte semestriale, precum si raportul anual de implementare referitor la activitatile derulate conform contractelor cu institutia nationala cu atributii in domeniul dezvoltarii regionale;
j) evidentiaza stadiul, dificultatile de implementare, precum si impactul programelor/ proiectelor de dezvoltare regionala si propune masuri de imbunatatire; rapoartele se aproba in prealabil de catre consiliul pentru dezvoltare regionala si sunt transmise institutiei nationale cu atributii in domeniul dezvoltarii regionale;
k) realizeaza si asigura, in baza contractelor, mediatizarea/publicitatea la nivel regional a programelor si proiectelor de dezvoltare regionala;
l) organizeaza si dezvolta, cu sprijinul si sub coordonarea consiliului pentru dezvoltare regionala, parteneriatele regionale si promoveaza la nivel regional cunoasterea politicilor si practicilor Uniunii Europene, precum si a principiilor care stau la baza politicilor de dezvoltare regionala;
m) identifica si promoveaza, in parteneriat, proiecte de interes regional si local, precum si proiecte de cooperare intraregionala; promoveaza, cu sprijinul consiliului pentru dezvoltare regionala, regiunea si atragerea de investitii straine; dezvolta colaborari cu organisme si institutii similare din Uniunea Europeana si participa la implementarea proiectelor internationale de interes regional si local;
n) elaboreaza propunerile anuale ale bugetelor proprii de venituri si cheltuieli destinate desfasurarii activitatilor prevazute prin prezenta lege si le supune aprobarii consiliului pentru dezvoltare regionala;
o) asigura, printr-o structura de audit intern proprie, subordonata directorului agentiei, desfasurarea unei activitati independente si obiective, care da asigurare si consiliere conducerii agentiei, pentru buna administrare a veniturilor si cheltuielilor, perfectionand activitatile agentiei, ajutand-o sa-si indeplineasca obiectivele printr-o abordare sistematica si metodica, care evalueaza si imbunatateste eficienta si eficacitatea sistemului de conducere bazat pe analiza riscului, a controlului si a proceselor de administrare;
p) incheie si supune spre avizare consiliului pentru dezvoltare regionala contracte, conventii, acorduri si protocoale, precum si alte documente similare incheiate cu tertii in domeniul specific de activitate, inclusiv cu institutii similare din cadrul Uniunii Europene;
q) indeplineste obligatiile contractuale si raspunde pentru realizarea acestora, in conformitate cu criteriile si indicatorii de performanta stabiliti prin contractele incheiate in acest scop;
r) asigura, prin personal specializat, secretariatul consiliului pentru dezvoltare regionala;
s) participa in structurile parteneriale stabilite la nivel national, in comitetele si subcomitetele nationale, precum si in grupurile de lucru organizate de institutiile nationale responsabile pentru managementul si gestionarea programelor finantate de Uniunea Europeana;
t) elaboreaza propriul statut de organizare si functionare si il supune spre aprobare consiliului pentru dezvoltare regionala;
u) indeplineste atributiile privind elaborarea in parteneriat a Planului national de dezvoltare;
v) asigura, impreuna cu organismele regionale specializate, colectarea si centralizarea datelor la nivel regional, cu privire la utilizarea fondurilor nerambursabile alocate regiunii, in scopul implementarii programelor de dezvoltare regionala.
Atributiile ADR Vest, in calitate de Organsim Intermediar (OI), conform Acordului Cardu sunt urmatoarele:
1) OI este responsabil pentru implementarea la nivel regional a POR, conform prevederilor prezentului acord si legislatiei nationale si comunitare in vigoare;
2) Asigura si raspunde pentru indeplinirea tuturor atributiilor delegate de Autoritatea de Management in scopul implementarii POR, conform Anexei 2 a acordului;
3) Are obligatia de a informa beneficiarii asupra tuturor obligatiilor ce le revin in urma semnarii contractelor de finantare, la solicitarea in scris a acestora;
4) Are obligatia de a pune la dispozitia AM orice informatie si/ sau document solicitat in legatura cu proiectele finantate prin POR, in termenul solicitat si va lua toate masurile necesare pentru a asigura buna desfasurare a activitatilor de control ale AM, inclusiv a vizitelor acesteia la sediul OI;
Aranjamente organizatorice:
5) In termen de 60 de zile calendaristice de la data semnarii prezentului acord, ADR isi va modifica Regulamentul de organizare si functionare pentru a include atributiile delegate OI, prin prezentul acord. Fisele de post ale functiilor prevazute in cadrul OI vor fi intocmite pentru a raspunde noilor atributii delegate de AM, cu respectarea principiului segregarii functiilor. Regulamentul de organizare si functionare si fisele de post vor fi transmise AM spre verificare;
6) Transmite AM propunerea de nominalizare a sefului OI, in termen de 60 de zile calendaristice de la data semnarii prezentului acord;
7) Asigura respectarea principiului separarii functiilor in cadrul OI, asigura alocarea unui numar de personal suficient si calificat, implicat in mod exclusiv in urmatoarele activitati referitoare la implementarea POR: evaluare, monitorizare, contractare, verificarea realizarii operatiunilor si control;
8) Elaboreaza si trimite AM, spre avizare, manualele de proceduri interne pentru indeplinirea atributiilor care ii sunt delegate, precum si orice modificari sau completari aduse acestora, dupa avizarea acestora de catre seful OI si aprobarea de catre reprezentantul legal al ADR, urmand a indeplini aceste atributii in conformitate cu manualele de proceduri elaborate si avizate. Prima versiune a acestor manuale va fi transmisa AM nu mai tarziu de 30 martie 2007;
9) Asigura ca personalul OI cunoaste, respecta si pune in aplicare prevederile manualelor de proceduri interne, in vederea implementarii corespunzatoare a POR;
10) OI are dreptul de a propune AM modificari ale procedurilor prin care indeplineste atributiile delegate, in vederea eficientizarii acestora. Decizia de modificare va fi luata prin consens, de catre cele doua parti;
11) Duce la indeplinire toate instructiunile emise de AM privind implementarea POR, in termenul prevazut, care devin obligatorii din momentul comunicarii in scris a acestora;
12) Primeste asistenta de specialitate din partea AM, la nevoie, in orice probleme privind implementarea POR si primeste de la AM orice materiale si informatii suplimentare in vederea indeplinirii obligatiilor ce-i revin conform prevederilor prezentului acord, inclusiv dar fara a se limita la manuale de proceduri ale AM, relevante pentru elaborarea de catre OI a manualelor de proceduri interne;
Activitatea in cadrul comitetelor:
13) Desemneaza membrii in cadrul Comitetului de Monitorizare al POR;
14) Asigura secretariatul CRES, participa la elaborarea regulamentului de organizare si functionare si a codului de conduita a membrilor CRES si indeplineste atributiile ce ii revin conform regulamentului de organizare si functionare a acestui comitet;
15) Asigura secretariatul oricarui alt comitet regional privind implementarea POR, la solicitarea AM;
Activitatea de pregatire/ lansare licitatii si evaluare proiecte:
16) Participa, prin consultarea cu AM la elaborarea procedurilor si criteriilor de eligibilitate si evaluare a proiectelor, la elaborarea Ghidului solicitantului precum si la stabilirea de catre AM a calendarului de activitati privind lansarea licitatiilor pentru depunerea cererilor de finantare si a documentelor suport, in vederea obtinerii finantarii prin POR;
17) Lanseaza la nivel regional licitatiile pentru depunerea cererilor de finantare si a documentelor suport, in vederea finantarii prin POR, conform calendarului de activitati stabilit de catre AM prin consultarea cu OI, iar in acest sens asigura publicitatea adecvata lansarii acestor licitatii;
18) Acorda asistenta potentialilor beneficiari, inclusiv prin organizarea de sesiuni de informare in cadrul help desk-urilor organizate de OI la nivel regional, campanii de informare la nivel regional, precum si prin furnizarea altor informatii solicitate de catre acestia, in scopul dezvoltarii proiectelor finantabile prin POR;
19) Primeste si inregistreaza cererile de finantare si documentele suport depuse de catre solicitanti, in vederea obtinerii finantarii prin POR;
20) Verifica conformitatea administrativa si eligibilitatea cererilor de finantare depuse de catre solicitanti, in conformitate cu criteriile de eligibilitate stabilite de catre AM si aprobate de catre Comitetul de Monitorizare;
21) Transmite periodic catre AM raportari privind cererile de finantare depuse si acceptarea/ returnarea acestora, atat dupa verificarea conformitatii administrative cat si dupa verificarea eligibilitatii acestora;
22) Organizeaza si asigura buna desfasurare a sesiunilor de evaluare tehnica si financiara cu sprijinul expertilor evaluatori independenti;
23) Transmite catre AM rapoartele de evaluare tehnica si financiara a proiectelor eligibile care au primit aviz favorabil din partea CRES, inclusiv lista proiectelor propuse spre finantare si a celor respinse de la finantare, impreuna cu motivele de respingere, in termenul si conditiile prevazute de procedura relevanta;
24) Notifica solicitantii cu privire la rezultatele procesului de evaluare a cererilor de finantare depuse si informeaza CRES cu privire la proiectele care au fost propuse spre finantare, cat si cu privire la cele respinse de la finantare;
Activitatea de contractare:
25) Ca urmare a deciziei AM de finantare a proiectelor propuse, incheie contracte de finantare cu beneficiarii prin verificarea informatiilor din cererea de finantare, inclusiv prin efectuarea de vizite pe teren. Intocmeste si transmite AM in original contractele de finantare, in vederea avizarii acestora, insotite de raportul vizitei pe teren si orice alte documente relevante;
26) Transmite AM spre avizare actele aditionale care implica modificari ale bugetului sau perioadei de implementare a proiectului;
Management financiar si audit:
27) Primeste cererile de plata de la beneficiari, insotite de rapoartele tehnice de progres si de rapoartele financiare, le analizeaza, verifica din punct de vedere tehnic si financiar, si certifica realitatea, regularitatea si legalitatea tuturor cheltuielilor efectuate de beneficiar, aproba cheltuielile si transmite AM aceste rapoarte insotite de avizul de plata;
28) Verifica toate documentele justificative ce insotesc cererea de plata, introduce mentiunea „Conform cu originalul” pe copiile documentelor justificative, aplica pe facturile originale stampila continand codul proiectului si avizeaza cheltuielile eligibile;
29) Efectueaza verificarea administrativa a fiecarei cereri de plata emise de beneficiar, precum si verificarea pe teren, in conformitate cu procedura de control relevanta si asigura cel putin o vizita pe durata de viata a fiecarui proiect;
30) Verifica daca beneficiarii detin o evidenta contabila folosind conturi analitice distincte pentru fiecare proiect, in conformitate cu legislatia nationala financiar-contabila, pe baza procedurilor relevante;
31) Are obligatia notificarii in termen de maxim 5 zile a AM in caz de nereguli identificate in decursul implementarii proiectelor finantate prin POR si intreprinde masurile corective necesare;
32) Intreprinde masuri de prevenire, detectare si urmarire a neregulilor. Transmite catre AM, rapoarte privind neregulile identificate, precum si masurile intreprinse pentru remedierea acestora;
33) In calitate de autoritate contractanta, intreprinde masurile de recuperare a debitelor conform procedurilor de recuperare si transmite catre AM situatia debitelor de recuperat;
34) Transmite catre AM o lista a documentelor suport ce au stat la baza stabilirii eligibilitatii cheltuielilor, atasata cererilor de plata ale beneficiarilor, precum si informatia privind locul unde sunt arhivate documentele originale. In acest sens, asigura disponibilitatea documentelor suport in cazul controlului din partea AM, a Comisiei Europene sau a altor organisme abilitate, in conditiile legislatiei nationale si comunitare relevante;
35) Unitatea de Audit Intern (UAI) de la nivelul ADR va elabora propriul manual de audit intern privind fondurile structurale, conform metodologiei de exercitare a activitatii de audit intern in vigoare (Legea 672/2002 privind auditul public intern), pe care il va transmite spre avizare la Directia Audit Intern (MIE), in conformitate cu procedurile proprii MIE;
36) Unitatea de Audit Intern de la nivelul ADR va realiza misiuni de audit intern privind programele finantate din fonduri structurale derulate de MIE pana la nivelul beneficiarului final inclusiv, cu respectarea prevederilor legislatiei nationale care reglementeaza activitatea de audit intern precum si cu metodologia si procedurile prevazute in Manualul de audit intern pentru fondurile structurale;
37) OI va permite accesul neingradit al auditorilor interni din cadrul Directiei Audit Intern (MIE), la toate dosarele datele si informatiile utile si probante (inclusiv cele in format electronic), bunuri si personal pe care le considera relevante pentru scopul si obiectivele misiunii lor, in conformitate cu prevederile legale in vigoare privind auditul public intern (art. 16 pct. 5 din Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern). Auditorii interni din cadrul ADR vor respecta secretul profesional in ceea ce priveste informatiile colectate cu ocazia misiunilor de audit, verificarilor si inspectiilor efectuate;
Activitati privind monitorizarea Programului Operational Regional:
38) Monitorizeaza, din punct de vedere tehnic si financiar implementarea proiectelor la nivel regional si transmite catre AM, in scris si in format electronic rapoarte tehnice de progres, pentru fiecare domeniu de interventie din cadrul axelor prioritare ale POR;
39) Introduce date tehnice, financiare si statistice la nivelul proiectelor, in Sistemul Unic de Management al Informatiilor (SMIS) si asigura actualizarea acestora, in conformitate cu procedurile relevante privind SUIM/ SMIS;
40) Contribuie prin furnizarea de informatii, documente, rapoarte, la elaborarea de catre AM a rapoartelor de evaluare, a Raportului Anual de Implementare si a Raportului Final al POR, precum si orice alte informatii necesare in vederea analizarii stadiului implementarii POR, a raportarii catre forurile in drept, si in legatura cu probleme care pot aparea in derularea POR;
41) Participa, la invitatia AM, la reuniuni inter-institutionale in legatura cu derularea POR;
42) Acorda asistenta de specialitate beneficiarilor pe parcursul implementarii proiectelor finantate prin POR;
Informare si publicitate:
43) Implementeaza la nivel regional si local Planul de Comunicare al POR si raporteaza periodic AM progresul inregistrat in implementarea Planului de Comunicare.
De asemenea, in cadrul aceluiasi Acord Cadru, Anexa 2 prevede urmatoarele atributii delegate de catre Autoritatea de Management catre Ministerul Integrarii Europene:
A) Informare si publicitate:
a. pregatirea planului de comunicare la nivel regional;
b. asigurarea conformitatii cu regulile de informare si publicitate;
c. implementarea planului de comunicare la nivel regional;
d. monitorizarea planului de comunicare la nivel regional;
e. masuri de informare pentru solicitanti;
f. masuri de informare pentru beneficiari;
g. actualizarea permanenta a paginii de web cu informatii in legatura cu implementarea POR;
B) Portofoliul de proiecte:
a. dezvoltarea proiectelor: identificarea promotorilor de proiecte, dezvoltarea unor proiecte eligibile, dezvoltarea unor proiecte in parteneriat, lansarea formala a cererilor de proiecte, publicarea formularului privind cererea de finantare pe web site, asigurarea functiei de help-desk pentru aplicant/ beneficiar, organizarea de seminarii si ateliere de lucru, diseminarea ghidului solicitantului;
C) Evaluarea proiectelor:
a. inregistrarea cererii de finantare;
b. crearea si pastrarea/ arhivarea dosarului proiectului;
c. verificarea eligibilitatii;
d. organizarea si asigurarea bunei desfasurari a sesiunilor de evaluare tehnica si financiara a proiectelor, cu sprijinul expertilor evaluatori independenti;
e. inregistrarea si transmiterea contestatiilor la AM;
f. asigurarea secretariatului CRES: organizare intalniri, asigurarea respectarii regulamentului de organizare si functionare, transmitere minute/rapoarte intalniri etc.;
g. asigura transmiterea propunerilor de finantare la AM;
D) Contractarea:
a. efectuarea de vizite la fata locului in vederea contractarii;
b. intocmirea si semnarea contractelor;
c. transmiterea contractelor la AM spre avizare;
d. intocmirea si semnarea actelor aditionale (daca este cazul), cu exceptia acelor acte aditionale care implica modificari ale bugetului sau perioadei de implementare, care vor fi transmise AM spre avizare;
E) Monitorizarea:
a. rapoartele anuale de implementare: culegerea de informatii, redactare;
b. raportul final de implementare: culegerea de informatii, redactare;
c. monitorizarea proiectelor: monitorizarea rezultatelor si a obiectivelor, colectarea informatiilor, intocmirea rapoartelor de monitorizare;
F) Verificarea realizarii operatiunilor:
a. verificarea cererilor de plata ale beneficiarilor, a rapoartelor financiare si tehnice de progres si a documentelor justificative prezentate de acestia, pentru a verifica din punct de vedere tehnic si financiar realitatea, regularitatea si legalitatea tuturor cheltuielilor efectuate de catre beneficiari; aprobarea cheltuielilor eligibile;
b. verificarea la fata locului a operatiunilor pentru a verifica daca produsele si serviciile au fost furnizate si daca cheltuielile declarate de beneficiarii proiectelor au fost efectuate si sunt in conformitate cu regulamentele Comisiei Europene si cu legislatia nationala;
c. recuperarea debitelor;
d. Incarca date tehnice, financiare si statistice la nivelul proiectelor si asigura actualizarea acestora, in conformitate cu procedurile relevante privind SMIS;
G) Verificarea pastrarii pistei de audit la nivel de beneficiar (lista documentelor suport ce au stat la baza stabilirii eligibilitatii, precum si informatia privind locul unde sunt arhivate documentele originale);
H) Arhivarea documentelor pe o perioada de cel putin 3 ani de la inchiderea Programului Operational Regional;
I) Verificarea mentinerii la nivelul beneficiarilor a unei evidente contabile folosind conturi analitice distincte pentru inregistrarea operatiunilor finantate prin Programul Operational Regional;
J) Nereguli:
a. prevenirea neregulilor;
b. detectarea neregulilor;
c. raportarea neregulilor;
d. corectarea neregulilor;
e. urmarirea neregulilor;
K) Evaluarea:
a. contributia la evaluarea ex-ante si ex-post;
b. urmarirea indeplinirii recomandarilor din rapoartele de evaluare.
